Dokumentacja transakcji z podmiotami powiązanymi

Ceny transferowe to regulacje dotyczące transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi. Aby dokumentacja transakcji z podmiotami powiązanymi została prawidłowo sporządzona, należy właściwie określić jakie podmioty należy zakwalifikować pod pojęciem podmiotu powiązanego.

Dzięki należytemu ustaleniu, czy dane podmioty spełniają wskazane przez ustawodawcę warunki, otrzymujemy odpowiedź na pytanie, czy zachodzi obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych. Warunki, jakie muszą spełnić podmioty powiązane zostały określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 11) oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 25). Obie ustawy podatkowe pojęcie podmiotu powiązanego definiują w identyczny sposób.

Zgodnie z treścią ustaw, powiązania podmiotów należy rozpatrywać na kilku płaszczyznach:

  1. Na poziomie krajowym – pomiędzy podmiotami mającymi siedzibę, miejsce zamieszkania lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

  2. Na poziomie międzynarodowym – pomiędzy podmiotami mającymi siedzibę, miejsce zamieszkania lub zarząd poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

  3. Ze względu na charakter powiązania oraz jego stopień:

    1. Kapitałowe

      • Bezpośrednie,

      • Pośrednie.

    2. Osobowe

      • Funkcyjne,

      • Rodzinne.

Najczęściej spotykanym rodzajem powiązań są powiązania o charakterze kapitałowym. Ustawodawca zdefiniował posiadanie udziału w kapitale innego podmiotu jako sytuację, w które dany podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio posiada w kapitale innego podmiotu udział nie mniejszy niż 25%.

Obok możliwych powiązań kapitałowych podmioty powiązane biorące udział we wzajemnych transakcjach powinny mieć na uwadze powiązania osobowe o charakterze rodzinnym. Ustawodawca określił pojęcie powiązań rodzinnych jako małżeństwo oraz pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia.

Ponadto, istotnym jest by podmioty powiązane, w zakresie regulacji cen transferowych, zwracały uwagę na możliwe powiązania osobowe o charakterze funkcyjnym (zarządczym lub kontrolnym).

Przykład: Jan Kowalski sprawuje funkcje zarządcze (jest członkiem zarządu/rady nadzorczej) w podmiocie A oraz B. W związku z czym powiązanie pomiędzy tymi podmiotami wynika z faktu sprawowania funkcji zarządczych przez Jana Kowalskiego. Dla określenia nie ma znaczenia, czy oba podmioty mają miejsce zarządu (siedzibę) na terytorium Polski, jeden z podmiotów może mieć również miejsce zarządu (siedzibę) zagranicą.