Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca

Cel przetwarzania danych musi być zgodny z prawem i profilem działalności przedsiębiorstwa. Nie można zbierać więcej danych, niż jest to potrzebne do realizacji określonego celu przetwarzania. Gromadzone dane muszą być adekwatne w stosunku do celu ich zbierania. Ponadto zawsze gdy w przedsiębiorstwie są przetwarzane dane, należy mieć na uwadze, aby istniała odpowiednia podstawa prawna do ich przetwarzania.

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe

Ustawa o ochronie danych osobowych upoważnia pracodawcę do gromadzenia i przetwarzania danych o swoich pracownikach. Zakres tego przetwarzania określa Kodeks Pracy. Kodeks wyróżnia trzy grupy danych osobowych, których może się domagać pracodawca:

1. Dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • datę urodzenia;
  • miejsce zamieszkania;
  • wykształcenie;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

2. Dane osobowe, których pracodawca może żądać od pracownika (poza wymienionymi powyżej):

  • inne dane osobowe (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy np. imiona dzieci);
  • numer PESEL;

3. Dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata i pracownika:

  • inne dane, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów np. zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego.

Kiedy pracownik musi się zgodzić na przetwarzanie danych osobowych

Coraz częściej pracodawcy żądają od pracowników podania informacji dodatkowych, niewymienionych w Kodeksie Pracy na podstawie zgody udzielonej przez pracownika. Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody pracownika, w szerszym zakresie niż wynika to z przepisu Kodeksu Pracy, w niektórych przypadkach może jednak zostać zakwalifikowane jako niezgodne z prawem.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgoda osoby, której dane dotyczą, musi być udzielona świadomie i dobrowolnie. Natomiast pracodawcę i pracownika łączy stosunek podległości. Mogą więc pojawić się wątpliwości, czy zgoda rzeczywiście została udzielona bez jakiegokolwiek przymusu.

Ponadto, mając na uwadze ogólne zasady przetwarzania danych osobowych, podkreślić należy, że przetwarzać można tylko te dane, których przetwarzanie jest adekwatne do celu przetwarzania. Na pracodawcy spoczywa więc obowiązek wykazania, że gromadzone przez niego dane, które wykraczają poza przesłankę ustawową, są niezbędne dla zrealizowania określonego celu związanego z zatrudnieniem.

Powyższe jest o tyle istotne, iż coraz częściej w orzecznictwie sądów pojawiają się głosy, że wykraczanie poza zakres danych, o których mowa w Kodeksie Pracy, nawet gdy pracownicy wyrażą zgodę na takie przetwarzanie, stanowi obejście prawa. I tak np. Naczelny Sąd Administracyjny rozważając kwestie legalności przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych w celu kontroli czasu pracy pracowników stwierdził, iż takie przetwarzanie jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu i jako takie należy uznać za niedopuszczalne.

 

Jeśli masz wątpliwości, czy prawidłowo przetwarzasz dane osobowe swoich pracowników, zapraszamy do kontaktu.  

Nasza kancelaria pomaga w sposób kompleksowy w realizacji wszelkich obowiązków w zakresie przetwarzania danych osobowych. Przygotujemy niezbędne dokumenty (zgoda na przetwarzanie, regulamin gromadzenia i przetwarzania danych osobowych itp.) jak i doradzimy w kwestii zgłaszania zbioru danych do rejestru GIODO.